Parte I: Creamos una App??

Hola!

Cuando arranqué con Power Apps, en mi laburo necesitaban crear un sistema para gestionar documentos importantes para la empresa. La idea era utilizar Sharepoint como espacio de almacenamiento para esos documentos. Pero la necesidad principal era disponer de una aplicación que ayudara a los usuarios a conocer el estado de sus documentos y que, mediante algunos pasos, pudieran cargar los archivos de forma fácil, poder empezar a editarlos en la nube de Microsoft y después, mediante un flujo de aprobación, convertir los documentos de Word a PDF y que estos pudieran ser vistos por el resto de la organización.

Ya estaba tanteando Power Automate y tocaba de oído los flujos de aprobación de documentos. Power Apps me asustaba, pero a la vez me llamaba la atención porque se parecía a lo que había aprendido de Visual Basic en el secundario (finales de la década del 90.... u.u' ). Así que arranqué viendo tutoriales. En su mayoría de este grupo de capos. Todavía me queda mucho por aprender, así que sin más introducción, sigo con los pasos de una app de Gestión Documental.

 

Los requerimientos que me solicitaron para dar por válida la app fueron:

- Una pantalla de carga de archivos .docx y .xlsx (para tener la posibilidad de comenzar a editarlos en la nube), donde el usuario pueda definir ciertas propiedades específicas, que luego serán utilizadas para filtrar los documentos, así como identificar su origen, uso, vencimiento, etc. Las propiedades son:

        . Nombre de documento: que no es lo mismo que el nombre del archivo, ya que el nombre del documento podría ser más largo, más descriptivo.

        . Tipo de Documento: mediante unas siglas formadas por letras mayúsculas.

        . Número de Tipo de Documento: un número de cinco cifras que va acompañado del Tipo de Documento.

        . Estado: que indican si documento está Vigente, Vencido, en Revisión, etc.

        . Número de Revisión: es un número que va a indicar cuántos cambios a nivel formal tuvieron esos documentos (no confundir con el historial de versiones propio de los documentos subidos a la nube).

        . Fechas de Emisión, Vigencia y Validez: o sea, algo así como "cuándo se publicó", "desde cuándo rige", y "su fecha de caducidad, o vencimiento".

- Una pantalla donde los administradores de la aplicación puedan visualizar todos los documentos subidos, trabajar con ellos y otras actividades tales como:

        . Filtrar los documentos según algunas de las propiedades explicadas más arriba, además de poder buscar algunas palabras "clave" dentro del conenido del documento.

        . Eliminar los documentos.

        . Modificar las propiedades.

        . Enviarlos a su aprobación por parte de un usuario aprobador.

        . Consultar el Historial de Versiones (en este caso sí es el propio de la nube, en el que se genera una versión por cada edición que haga un usuario en el documento).

- Por último, una pantalla para que los usuarios finales puedan ver los documentos aprobados, pero en formato PDF. Aquí los usuarios finales podrán ejecutar algunos de los filtros según las propiedades de los documentos, pero por supuesto, no van a poder editar los documentos, ni borrarlos, ni agregar nuevos documentos.

 

Vamos a separar las pantallas de Carga, Edición y Visualización en tres Apps diferentes. La idea principal de esto es que los permisos de una aplicación no intervengan en los permisos de otra. Además es más fácil :D

(más adelante uniremos la aplicación, más allá de que es un "trabajo extra" nos servirá a todos como aprendizaje).

Nos vemos en la próxima entrada, para comenzar con la Carga de Documentos.